Kommunikation im Unternehmen
Eine großartiges Tool, welches Odoo Ihnen bei der Nutzung der Software in die Hand gibt ist die Kommunikation. Kommunikation mit internen Nutzern, aber auch Kommunikation mit externen Nutzern.
Kommunikation mit Mitarbeitenden oder Kunden ist in einem Unternehmen unerlässlich, eigentlich ist überhaupt Nichts möglich ohne eine gute und reibungslose Kommunikation. Für interne und externe Kommunikation benutzen viele Unternehmen Tools wie:
- Slack
- Google Chat
- Microsoft Teams
- Emails
- oder eventuell gleiche mehrere Tools auf einmal
Diese Tools sind einzeln an sich perfektioniert, leider häufig nicht miteinander integriert. Erinnern Sie sich an das letzte mal, als Ihnen ein Interessent eine E-Mail geschickt hat und Sie Ihr ganzes Mailpostfach durchgewühlt haben, um diese wieder zu finden? Bestimmt. Diese Problem greift Odoo an und ordnet bestimmte E-Mails den richtigen Interessenten in Ihrem System zu. Oder die richtigen Bewerbungen an die richtige Stelle im Personalbereich.
Wie das Ganze geht? Mit der Odoo Catch-All & E-Mail Alias Funktion. Wir zeigen Ihnen heute wie Sie diese ganz einfach selber einstellen können und nie wieder lange nach Ihren Kundenemails suchen müssen.
Was ist eine catch all E-Mailadresse und was kann Sie?
Eine Catch-All-E-Mail-Adresse ist eine Adresse in Ihrem Postfach, die alle E-Mails sammelt, die an eine bestimmte Domain wie bloopark.de gesendet werden. Dazu gehören E-Mailadressen die existieren, also z.B. sales@bloopark.de - aber die Catch-All Emailadresse sammelt auch alle E-Mails die an E-Mailadressen die nicht in unserer Domain existieren wie z.B. nichtexistend@bloopark.de oder einfach falsch geschrieben werden: sleas@bloopark.de.
Vorteil Catch-All Postfach
Durch das Einrichten einer Catch-All Adresse verhindern wir das Verlorengehen von E-Mails durch einen Tippfehler oder durch das Senden an eine nicht existierende Mail Adressen in unserer Domain. Dies ist ein großer Vorteil, da Sie so sicherstellen können, das keine wichtigen Mails verloren gehen. Und Odoo macht sich diese Funktion zu Nutze, um eine direkte Kommunikation aus und in Odoo zu ermöglichen.
Wie richtige ich eine Catch-All Email Adresse ein?
Das Erstellen einer Catch-All Adresse ist bei den meisten Mailanbietern wie Google, Strato, GMX, 1&1.. recht einfach. Eine Anleitung wie Sie diese bei Google aktivieren finden Sie hier.
Aus Odoo heraus E-Mails versenden
Odoo macht sich diese Catch-All Funktion der Domain zu Nutze, um z.B. E-Mails direkt aus Odoo heraus zu schicken. Das Ganze können Sie tun, indem Sie z.B. bei einem Interessenten im CRM auf den Knopf "Nachricht senden" klicken.
Ihre Nachricht wird im Objekt "Interessent" (also dem Interessenten X, dem Sie geschrieben haben) hinterlegt, sodass Sie immer einen Überblick über den E-Mail Verlauf haben.
Technisch gesehen, wird die Nachricht über den Catch-All versendet, jedoch im Namen der Benutzers, welcher die Email geschrieben hat. Der Kunde empfängt die E-Mail und kann aus seinem Postfach auf diese antworten. Wenn er dies tut, fängt Odoo die E-Mail aus dem Catch-All Postfach ab und routet diese weiter an das Objekt, hier dem Interessent X, aus welchem die ursprüngliche Nachricht versandt worden ist.
Dies ist nur einer der vielen Funktionen, welche Odoo durch das Catch-All erstellt.
E-Mail Server in Odoo einrichten
Um diese Funktion in Odoo nutzen zu können, müssen Sie Ihre E-Mail Server dementsprechend einrichten. Das ist ein recht simples Unterfangen und Sie benötigen dafür die Daten des vorher erstellen Catch-All Postfaches. Gehen Sie über
- Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Diskussion zu > Benutzerdefinierte E-Mail-Server und klicken Sie das Feld an.
- Dort fügen Sie Ihre Alias Domain ein, das ist das, was nach Ihrem @ Zeichen in Ihrer Emailadresse kommt. Bei unserem Beispiel wäre das bloopark.de
- Nun müssen Sie den eingehenden und ausgehenden E-Mail Server konfigurieren indem Sie in dem jeweiligen Feld auf "Anlagen" klicken und den Servernamen, E-Mail Adresse, Benutzernamen und das Passwort der Catch-All Adresse einfügen.
- Nach dem Hinzufügen können Sie den Server Testen indem Sie auf "Testen & Bestätigen" klicken. Funktioniert alles wie gewollt, können Sie bereits mit dem Versenden der E-Mails aus Odoo beginnen.
Vorteile Catch-All Einrichtung Odoo
- E-Mails aus und nach Odoo verschicken
- Nachrichten/Mails werden immer dem richtigen Kunden/Objekt zugeordnet
- E-Mail Aliase erstellen und z.B. Bewerbungen, Helpdesktickets, Projektstickets im jeweiligen Modul erstellen
- Einfache und reibungslose Kommunikation durch Catch-All Post & Odoo
- Kein langes Suchen nach E-Mails im Postfach mehr
Weitere Nutzungsmöglichkeiten
Odoo macht sich das Catch-All nicht nur beim alltäglichen Mailverkehr mit Kunden zunutze, sondern kann durch das Versenden von Emails an bestimmte Aliase, auch Bewerbungen im System erstellen, Helpdesk Tickets erstellen, Projekttickets erstellen und viel mehr.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen hier.
Probleme beim Einrichten der E-Mailserver in Odoo?