ERP Software Kosten

Welche Kosten entstehen bei der Einführung einer ERP Software und darüber hinaus?
ERP Software Kosten
bloopark systems GmbH & Co. KG , Korinna Jokers

Die Einführung einer neuen ERP-Software muss sehr gut geplant und durchgeführt werden, um alle Anforderungen zu erfüllen und das Budget einzuhalten. Doch wie setzen sich die Kosten für eine ERP-Software zusammen? Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Einführungskosten je nach Komplexität des Unternehmens stark variieren. Kleine Unternehmen, die ein Standard-ERP (out-of-the-box) implementieren wollen, haben in der Regel kürzere Implementierungszeiten und geringere Kosten als ein mittelständisches Unternehmen, welches viele Anpassungen benötigt. 

Faktoren sind z.B. die Größe des Unternehmens, Komplexität der Anforderungen, Customizing, Anzahl der Benutzer, Lizenzkosten, Beratungskosten, Kosten für Wartungsverträge und Kosten der Systemumgebung. Es sollten aber nicht nur die Einführungskosten betrachtet werden, sondern ein längerer Zeitraum von z. B. fünf Jahren. Dies hilft, das Verhältnis zwischen Einführungskosten & laufenden Kosten herauszufinden und letztlich die Gesamtkosten zu ermitteln.

Kostenübersicht

Einführungskosten

  • Beratungsunternehmen

  • ERP-Agentur

  • Kalkulation

  • Projekt-Dauer

Einführungsschritte

  • Planung

  • Implementierung 

  • Customising (Anpassung)

  • Schulungen

  • Go-Live

Laufende Kosten

  • Software Lizenzen 

  • Wartungsvertrag

  • Systemumgebung

  • Updates & Migrationen

Einführungskosten

Die Einführungskosten eines ERPs sind zu Beginn der Planung schwer abzuschätzen. Es wird zwischen internen und externen Kosten unterschieden. Interne Kosten entstehen zum Beispiel, wenn sich Mitarbeiter als Projektleiter oder IT-Manager hauptamtlich um die Einführung des ERP-Systems kümmern. Dies ist ein nicht zu verachtender Kostenfaktor, der auf jeden Fall zu berücksichtigen ist. Externe Kosten entstehen z. B. durch Beratungsunternehmen, den ERP-Dienstleister oder Lizenzkosten. Alles beginnt mit der Entscheidung, ein ERP einzuführen oder das ERP zu wechseln. Im Folgenden nun mögliche Kostenfaktoren bei der Einführung.

Beratungsunternehmen

Der erste Schritt nach der Erstellung der Anforderungen durch den Kunden ist die Auswahl einer zukunftssicheren (sehr wichtig!) Enterprise Resource Planning Software, die den Anforderungen des eigenen Unternehmens so nahe wie möglich kommt. Hier können Kosten durch Beratungsunternehmen entstehen, die eine unabhängige Entscheidungshilfe geben.

 Fragen sind hier: Ist das ERP zukunftssicher, kann das ERP die Anforderungen erfüllen, ist das ERP anpassbar, kann das ERP später erweitert werden, Höhe der Lizenzkosten, ist eine Branchenlösung vorhanden und vieles mehr.

ERP Agentur

Ist die Wahl auf ein ERP gefallen, muss ein spezialisierter Dienstleister gefunden werden, der das Projekt umsetzt. 

Prüfen Sie hier, ob der Dienstleister ausreichend Erfahrung in der Umsetzung der Anforderungen hat, wie hoch das Angebot und der Stundensatz ist und ob genügend Ressourcen (qualifizierte Mitarbeiter) frei sind, um die Umsetzung zeitnah zu realisieren. Die größten Kosten fallen in der Regel bei der Erstellung des ERP durch den Dienstleister an (siehe Schritte in der Einleitung). Später werden jedoch die Lizenzkosten immer wichtiger (hier kommt es einfach auf den Anbieter & die Lösung an). 

Tipp: Fragen Sie Kunden des ERP-Dienstleisters, ob sie mit ihm zufrieden sind.

Im Prozess zwischen der Entscheidung für ein ERP & eine Agentur ist zu kalkulieren, wie hoch die Einführungskosten & laufenden Kosten sein werden. Wie bereits erwähnt, ist dies wichtig für die Kostenplanung in der Zukunft.

Eine Möglichkeit (und zu empfehlen) ist, intern höher zu kalkulieren, um mehr Spielraum zu haben. Deshalb ist es gut zu wissen, dass die geplanten Kosten im Bereich ERP meist überschritten werden.

Ein wichtiger und entscheidender Punkt bei der Einführung eines ERP ist die Dauer des Projekts. Wenn die Ressourcen - der Wille - und das Know-how auf Seiten des Auftraggebers und Auftragnehmers vorhanden sind, ist eine zügige Einführung möglich. Fehlt eines der Dinge, kann es zu erheblichen Zeitverzögerungen kommen.

Kleinste Unternehmen mit einfachen Standardprozessen können das ERP auch innerhalb eines Monats einführen. Für kleine und mittlere Unternehmen ist eine Projektdauer von 6 Monaten & mehr die Regel. Sie ist abhängig von der Komplexität des Unternehmens und den Anforderungen. Bei einer ersten ERP-Einführung sollte möglichst agil gearbeitet werden, damit fertige ERP-Bereiche zeitnah ausgeliefert werden. Ein Rhythmus wäre zum Beispiel alle vier Wochen.

Einführungsschritte

Nachdem die vorherigen Schritte, wie die Auswahl des ERP's & der Agentur, durchgeführt wurden, beginnt die eigentliche Arbeit. Dazu gehören Planung, Implementierung, Customizing, Schulungen & Go-Live (Einführung). Der Vollständigkeit halber möchten wir die Punkte kurz erläutern, danach folgt der Abschnitt "laufende ERP-Kosten". Die Schritte sind bei jeder ERP-Einführung anders und werden hier nur ansatzweise erläutert.

Planung

Die Planung beginnt mit der Durchführung einer GAP & ROI-Analyse. Danach werden die Beteiligten festgelegt, die Reihenfolge der Arbeiten, Lösungen, Zeitplan & Systemumgebung. Die Arbeit wird grob strukturiert, um einen guten Überblick zu bekommen, und dann wiederum in kleinere Bereiche gegliedert, bis hinunter auf die Ticketebene. An der Planung beteiligt sind Auftraggeber & Auftragnehmer mit ihren Projektmanagern, Business-Analysten & Entwicklern.

 Nachdem die Planung bis zu einem gewissen Grad abgeschlossen ist, kann die Implementierung beginnen.

Zunächst wird die Systemumgebung erstellt, inklusive Live-Server, Testserver & Maßnahmen zur Sicherheit von Software & Daten (Backups, gespiegelte Server, etc.).

Dann wird die ERP-Software installiert, Demo-Daten werden aufbereitet und integriert.

Im nächsten Schritt werden die einzelnen Prozesse an das Unternehmen angepasst. Zum Beispiel der Verkaufsbereich mit seinen Verkaufsprozessen, Informationen und notwendigen Dokumenten.

Wenn alles getestet ist und das ERP mit seinen Funktionsbereichen ausgeliefert werden soll, werden die Stammdaten des Unternehmens in das ERP eingepflegt und es wird erneut getestet.

Danach folgen ein oder mehrere Tests der Einführung, unter möglichst realistischen Bedingungen.

Ein ERP muss immer dann angepasst werden, wenn die Standardsoftware nicht ausreicht, um Prozesse abzubilden, zu steuern oder gar zu ermöglichen. Wenn ein Teilbereich des ERP nicht geliefert werden kann, weil die Standardsoftware die notwendigen Funktionen nicht bereitstellt, müssen diese Funktionen implementiert werden. Es ist wichtig, zukünftige ERP-Versionen zu berücksichtigen.

Genauso wichtig wie die Planung und Implementierung der Software ist die Schulung der Mitarbeiter. Hier werden Key-User geschult, die dann ihr Wissen an andere Mitarbeiter weitergeben. Wichtig ist auch, rechtzeitig mit der Schulung zu beginnen, damit ein tiefes Verständnis wachsen kann.

Der Moment der Einführung ist der Moment der Wahrheit. An diesem Tag geht das ERP in Betrieb und muss funktionieren. Die Mitarbeiter des Kunden stehen in engem Kontakt mit dem ERP-Dienstleister, um Fehler zu melden. Der Dienstleister testet das Live-ERP und behebt Fehler.

Laufende Kosten

Die laufenden Kosten eines ERP setzen sich aus Softwarelizenz, Benutzerlizenz, Wartungsvertrag, Systemumgebung, Schulungen oder Migrationskosten auf aktuelle ERP-Versionen zusammen. Darüber hinaus kann die Weiterentwicklung des ERP durch Hinzufügen von Modulen und Customizing zu erheblichen Kosten führen. Die Ausnahme ist der Einsatz von SaaS-basierter ERP-Standardsoftware, die in der Regel kein Customizing zulässt. In diesen Fällen werden Server und Software technisch durch den Anbieter verwaltet, wobei Sicherheitsupdates & Updates auf aktuelle Versionen etc. durch den Anbieter durchgeführt werden. Das Ganze ist in der Regel in den Nutzungsgebühren enthalten (siehe Odoo Online).

Software Lizenzen

Die Gebühren für Softwarelizenzen sind bei allen ERP-Anbietern sehr unterschiedlich und nicht immer transparent. Oft beinhalten sie Lizenzkosten pro Benutzer, pro verwendetem Modul, Wartungskosten, Betriebskosten oder Support. Dies sollte Ihr Unternehmen im Vorfeld prüfen.

Es gibt aber auch ERP's ohne Lizenzkosten: Odoo (Community) zum Beispiel. Odoo bietet drei Versionen seines ERP an. Bei der Odoo Community fallen keine Software- und Nutzungsgebühren an, was für größere Unternehmen eine Menge Geld sparen kann. Die anderen beiden Versionen sind Odoo Online & Odoo Enterprise. Die Lizenzkosten setzen sich aus den verwendeten Apps & der Anzahl der Benutzer zusammen.

 Die Wartungsverträge zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer beinhalten in der Regel Backups, Hosting (siehe Systemumgebung), Überwachung der Software und der Systemumgebung sowie kleinere Updates und Sicherheitsupdates. Der Wartungsvertrag wird vor Beginn der Arbeiten mit dem ERP-Dienstleister ausgehandelt. Updates (Migration) auf größere Versionen sind in der Regel nicht enthalten.

Die Systemumgebung besteht aus Software & Hardware, die die Live-Umgebung, Testumgebung und Backup-Umgebung umfasst. Das Ganze sollte physikalisch getrennt sein, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Die Kosten werden entweder über den Wartungsvertrag umgelegt, sind in den Nutzungsgebühren enthalten (SaaS) oder werden direkt vom Kunden bezahlt.

Mitarbeiterschulungen sind nicht nur bei der Einführung von ERP-Software wichtig, sondern auch danach.

Änderungen an der Standardsoftware, die Freigabe neuer Softwarebereiche oder die Nutzung eines neuen Moduls machen Schulungen notwendig und sind Teil der laufenden Kosten. Hier sollten Sie nicht sparen - denn ein ERP ist nur so gut, wie seine Anwender es bedienen können.

Es macht einen großen finanziellen Unterschied, ob ein Standard-ERP oder ein kundenspezifisches ERP auf eine neue ERP-Version migriert wird. Hier muss man verstehen, dass Änderungen im Code auch in der neuen ERP-Version angepasst werden müssen. Dies ist ein erheblicher Zeitfaktor, der vor allem bei komplexem Customizing sehr teuer werden kann.

Unternehmen, die nur die Standardfunktionen eines ERPs nutzen, haben hier einen großen Vorteil. Aber klar, was nützt einem Unternehmen ein ERP, das die Geschäftsprozesse nicht unterstützt, erleichtert oder abbildet? Nicht viel!

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bloopark systems GmbH & Co. KG , Korinna Jokers 4 November, 2021
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