Odoo CRM

Alles wissenswerte über das Odoo CRM - Tutorial & Video Tutorial
Odoo CRM
bloopark systems GmbH & Co. KG , Freddy Czaja

Video Anleitung

In diesem Video-Tutorial zeigen wir anhand eines Workflows, wie das Odoo CRM in seiner Gesamtheit funktioniert. Besonders wichtig ist uns, dass Sie alle Prozesse rund um die Planung und Durchführung von Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Meetings etc.) verstehen und alle Möglichkeiten des CRM kennenlernen und problemlos nutzen können.

 
 

Alles was Sie über das Odoo CRM wissen müssen

Odoo CRM ist als eigenständige App direkt in Odoo ERP integriert. Alle Aktionen, die mit Kunden zu tun haben, werden von hier aus gesteuert. Verkäufer, Kundenbetreuer oder Servicemitarbeiter arbeiten hier Hand in Hand, um die Kunden zufrieden zu stellen. Wie das bereichsübergreifend funktioniert, erklärt dieser Artikel.

Was muss ein gutes CRM können?

  • Kundenmanagement

  • Verkaufschancen erkennen und zuordnen

  • Zuordnung von Leads zu Personen und Teams

  • Aktivitäten planen & eine Übersicht derer anzeigen

  • Alle Informationen dokumentieren

  • Kommunikation und Informationen teilen

  • Reporting erstellen

Vorteile des Odoo CRMs

  • CRM vollständig in das ERP integriert

  • Modernes und responsives User Interface

  • Kanban Ansichten

  • Sehr gute Anpassungsfähigkeit

  • Kommunikation direkt aus dem CRM hinaus

  • Echtzeitdaten

  • Dokumentation aller Prozesse

  • Angebote & Aufträge direkt erstellen

  • Auswertung von Leads

  • Generierung von Interessenten (Lead Mining)

Leads

Ein kleiner aber feiner erster Bereich sind Interessenten. Alle Anfragen kommen hier zuerst an (Mails, Formulare etc.) und können dann vorgefiltert und den einzelnen Verkäufern & Bereichen zugeordnet (bzw. gelöscht) werden.
Der Bereich Interessenten hat einen eigenen Menüeintrag in der Kopfzeile, direkt neben dem Menüpunkt Vertrieb (Dashboards).
Voreingestellt ist die Listenansicht mit den Einträgen Betreff, E-Mail, Telefon, Firma, Ort, Land, Firma, Verkäufer & Verkaufsteam.
Die Säulen können je nach Bedarf angepasst werden. Von hier aus gelangen Sie nun zu Ihrem eigenen Dashboard und den anderen wichtigen Bereichen des Vertriebs (Meine Pipeline, Meine Aktivitäten, Meine Angebote, Teams).

Das Dashboard

Auf den ersten Blick ist Odoo CRM sehr einfach. Kernstück ist das Dashboard mit der Kanban-Sicht auf die eigenen Leads (Menüpunkt: Meine Pipeline). Die Kanban-Ansicht ist wie gewohnt spaltenweise angeordnet und zeigt die Prozesse der Auftragserfassung (wenn man es als typisches Vertriebs-CRM sieht). Die Standardprozessschritte sind: Neu, Qualifizierung, Verkaufsprognose, Verhandlungen und Erfolgreich. Unternehmen können natürlich spezifische Prozessstufen erstellen.

Die Kanban-Spalten enthalten nun die einzelnen Anfragen (Opportunities) mit den ersten Informationen: Name der Anfrage (Thema), erwarteter Umsatz, Kunde, Sternebewertung, Aktivitäten-Symbol & ein kleines Bild des Verkäufers. Anfragen, die in den nächsten Prozess der Auftragserfassung gelangen, werden per Drag and Drop in die nächste Spalte verschoben – das ist sehr übersichtlich und erleichtert die Orientierung.

Aktivitäten können nun direkt aus der Kanban-Ansicht geplant oder ein Chat mit dem jeweiligen Verkäufer eröffnet werden, um schnell zu agieren. Für weitere Informationen klicken Sie einfach in das Feld und Sie gelangen in die Einzelansicht. Mehr dazu im nächsten Absatz.

Anfragen (Opportunity)

In den Einzelanfragen (Einzelansicht) sehen Verkäufer alle Kontaktpunkte und bisherigen Informationen, die sie nutzen können, um Aufträge zu gewinnen.

Alle neuen Informationen sollten immer vom Verkäufer eingegeben werden, um die Qualität zu erhöhen. Grundsätzlich enthält die Einzelansicht alle Standard-Informationsfelder wie Kunde, E-Mail, Telefon, Verkäufer, Verkaufsteam, interne Notizen, voraussichtliche Fertigstellung, zusätzliche Kontaktinformationen (falls diese vom eigentlichen Kontakt abweichen) und natürlich auch hochgeladene Dokumente.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der erwartete Umsatz eingegeben werden kann & die Erfolgswahrscheinlichkeit in Prozent.

Aktivitäten planen

Die eigentliche Stärke eines CRM liegt in der Übersicht und der effizienten Ausführung aller Aktivitäten (Termine). Die nächsten Aktivitäten wie Telefonate, Meetings, E-Mails etc. können direkt in der Einzelansicht der Opportunity (unter Aktivität planen) eingetragen werden, mit den Aktivitätsarten (zB Anruf), Fälligkeitsdatum, zugeordnet zu, einer kurzen Beschreibung und ein großes Informationsfeld in den Notizen zum Termin und den Ergebnissen.

Die neuen Aktivitäten für den Kunden werden dann automatisch in den eigenen Kalender eingetragen, der seit Odoo 14 auch mit Outlook und natürlich mit Google Kalender verbunden werden kann. Für einen wirklich guten Überblick reicht das aber noch nicht – dazu kommen wir im nächsten Abschnitt „Meine Aktivitäten“.

Erwähnenswert ist, dass der Aktivitätsbereich (Nachricht senden, interner Hinweis, Aktivitäten planen) und die Dokumentation dazu rechts auf einem breiten Bildschirm (in der Einzelansicht einer Opportunity) und unterhalb der Standardeinträge auf einem kleineren zu sehenden Bildschirm sind - auch das sehr übersichtlich! Die Dokumentation wird auch „Chatter“ genannt. Unter Konfiguration können übrigens neue Aktivitätsarten erstellt werden.

Meine Aktivitäten

Um bei vielen anstehenden Terminen den Überblick zu behalten, gibt es den wichtigen Menüpunkt „Meine Aktivitäten“. Es zeigt alle Termine in einer Listenansicht mit Opportunity-Name, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Firma, nächste Aktivität, Termin etc. Von hier aus können Sie dann Ihre Aktivitäten übersichtlich abarbeiten und neu planen; das auch seit Odoo 14 mit einer schnellen Bearbeitung der Liste.

Kommunikation

Das Versenden von Mails & Nachrichten direkt aus dem CRM (aus den Einzelanfragen heraus) erleichtert die Arbeit ungemein. Die gesamte Kommunikation ist direkt im Lead angesiedelt, wodurch das Suchen von Informationen in diversen E-Mail-Postfächern, Smartphones etc. entfällt. Somit stehen alle Informationen auch integrierten Teammitgliedern jederzeit zur Verfügung. E-Mails und interne Nachrichten können selbstverständlich an Dokumente angehängt und Anrufe (VoIP) oder SMS direkt per Knopfdruck getätigt werden.

Erstellung von Angeboten, Bestellungen & Rechnungen

Ein großer Vorteil von Odoo CRM ist, dass es in das ERP integriert ist. Angebote, die im CRM erstellt werden, landen somit direkt im Vertrieb (App), sodass eine mehrfache Eingabe von Daten nicht mehr notwendig ist. Nimmt ein potenzieller Kunde ein Angebot an, kann aus dem CRM per Knopfdruck eine Bestellung und die Rechnung generiert werden. Ein eigener Header-Navigationspunkt Sales > Meine Angebote zeigt alle Angebote und vor allem die nächsten Aktivitäten an. Sehr übersichtlich können Sie nun Aktionen durchführen und planen, da diese Liste (nächste Aktivitäten) auch sofort bearbeitet werden kann.

Team (Pipelines)

In größeren Unternehmen gibt es unterschiedliche Teams von Vertriebs- und Servicemitarbeitern. Daher können in Odoo separate Teams erstellt werden, für die es auch einen eigenen Bereich (separates Dashboard) gibt: Navigationspunkt Sales > Teams. Hier können Manager, Teamleiter und Verkäufer Folgendes sehen: offene Opportunities, überfällige Opportunities, Angebote und abzurechnende Aufträge mit den zugehörigen Verkäufen. Über einen Button kann sofort zur Pipeline (Kanban-Übersicht), zu verschiedenen Ansichten wie Angeboten, Kundenaufträgen, Rechnungen, Opportunities oder zu diversen Reports des jeweiligen Teams gewechselt werden. Außerdem gibt es einen schnellen Überblick, wie viele neue Möglichkeiten es im Vergleich zu den letzten vier Wochen gibt.

Live Chat

Ein zusätzliches Schmankerl von Odoo CRM ist, dass bei der Nutzung von Odoo Live Chat (App) direkt Leads angelegt werden können, ohne ins CRM wechseln zu müssen.

Reportings

Der letzte Bereich sind Berichte. Die drei wichtigen Bereiche finden Sie hier im Odoo Standard: Prospects, Pipeline & Activities. Sie können in separaten Grafiken, in einer Pivot-Ansicht und in einer Listenansicht angezeigt werden.
Die Grafiken sind unterteilt in Balkendiagramm, Liniendiagramm, Tortendiagramm & Stapeldiagramm.
Die beiden Bereiche Interessenten & Pipeline zeigen ein umfangreiches Dashboard mit wichtigen Kennzahlen, die in Echtzeit geändert werden können, sobald sie geöffnet sind. Das Ganze ist eine sehr übersichtlich gestaltete Mischung aus verschiedenen Diagrammen und Pivot-Tabellen, die keine Wünsche offen lässt, da sie an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden kann.

Extras

  • Leads/Anfragen/Datensätze können importiert werden

  • Sie können verschiedene Templates für E-Mails erstellen

Odoo CRM
bloopark systems GmbH & Co. KG , Freddy Czaja 3 November, 2021
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