Odoo CRM

Alles wissenswerte über Odoo CRM

Odoo CRM ist als separate App direkt in Odoo ERP integriert. Von hier aus werden alle Aktionen gesteuert die mit Kunden zu tun haben. Verkäufer, Kundenberater oder auch Servicemitarbeiter arbeiten hier gemeinsam Hand in Hand, um Kunden zufrieden zu stellen. Dieser Artikel erklärt die Funktionsweise durch alle Bereiche hindurch.

Was muss ein CRM können?

  • - Kundenverwaltung

  • - Verkaufschancen erkennen und zuordnen

  • - Leads Personen & Teams zuordnen

  • - Aktivitäten planen, mit guter Übersicht

  • - Dokumentieren aller Informationen 

  • - Kommunikation & Informationen teilen

  • - Berichte erstellen

Odoo CRM Vorteile

  • - CRM im ERP vollständig integriert 

    - Moderne Benutzeroberfläche & Responsive

    - Übersichtliche Kanban-Ansichten

    - Sehr gute Anpassbarkeit

    - Kommunikation direkt aus dem CRM heraus 

    - Echtzeitdaten

    - Dokumentation aller Vorgänge

    - Angebote & Aufträge direkt erstellen

    - Bewertung von Leads

    - Interessenten Generierung (Lead Mining)

Interessenten

Ein kleiner aber feiner erster Bereich ist Interessenten. Hier treffen alle Anfragen zuerst ein (Mails, Formulare usw.) und können danach vorgefiltert den einzelnen Verkäufern & Bereichen zugeordnet (bzw. gelöscht) werden. Der Bereich Interessenten hat einen separaten Menüeintrag im Header, gleich neben dem Menüpunkt Verkauf (Dashboards). Standardeinstellung ist die Listenansicht mit den Einträgen Betreff, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Stadt, Land, Unternehmen, Verkäufer & Verkaufsteam. Die Spalten können je nach Anforderungen angepasst werden. Von hier aus gehts jetzt zum eigenen Dashboard und den anderen wichtigen Bereichen des Verkaufs (Meine Pipeline, Meine Aktivitäten, Meine Angebote, Teams).

Odoo CRM Interessenten

Dashboard

Odoo CRM ist auf den ersten Blick sehr schlicht aufgebaut. Kernstück ist dabei das Dashboard mit der Kanbanansicht der eigenen Leads (Menüpunkt: Meine Pipeline). Die Kanbanansicht ist wie gewohnt in Spalten angeordnet und zeigt Prozesse der Auftragsgewinnung (wenn man als typisches Verkaufs-CRM sieht). Die Standard Prozessschritte sind: Neu, Qualifikation, Umsatzprognose, Verhandlungen und Erfolgreich.  Unternehmen können natürlich spezifische Prozessstufen erstellen. 

In den Kanbanspalten befinden sich nun die einzelnen Anfragen (Chancen) mit den ersten Informationen: Name der Anfrage (Betreff), erwarteter Umsatz, Kunde, Sterne Rating, Aktivitäten Symbol & ein kleines Bild des Verkäufers. Anfragen die den nächsten Prozess der Auftragsgewinnung erreichen, werden per Drag and Drop in die nächste Spalte verschoben - das ist sehr übersichtlich und erleichtert die Orientierung. 

Aktivität können nun direkt aus der Kanbanansicht geplant werden oder es kann ein Chat zum jeweiligen Verkäufer geöffnet werden, um schnell zu agieren. Für nähere Informationen klickt man einfach in das Feld und ist dann in der Einzelansicht. Mehr dazu im nächsten Absatz. 

Odoo CRM

Chancen

Verkäufer sehen in den einzelnen Anfragen (Einzelansicht) alle Kontaktpunkte und bisherigen Informationen, welche sie zur Auftragsgewinnung nutzen können. Es sollten stets sämtliche neuen Informationen vom Verkäufer eingepflegt werden, um die Qualität zu erhöhen. Grundsätzlich enthält die Einzelansicht alle Standard-Informationsfelder wie Kunde, E-Mail, Telefon, Verkäufer, Verkaufsteam, interne Notizen, Erwarteter Abschluss, zusätzliche Kontaktinformationen (falls sie vom eigentlichen Kontakt abweichen) und es können natürlich auch Dokumente hochgeladen werden. Ein wichtiger Punkt ist zusätzlich, dass der erwartete Umsatz eingetragen werden kann & die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs in Prozent.

Odoo CRM Einzelansicht

Aktivitäten

Die eigentliche Stärke eines CRM liegt aber in der Übersicht und der effizienten Durchführung aller Aktivitäten (Termine). Dazu können die nächsten Aktivitäten wie Telefonanrufe, Meetings, E-Mails etc. direkt in der Einzelansicht der Chance (unter Schedule activity) eingetragen werden, mit dem Aktivitätstypen (z.B. Anruf), Fälligkeit, Zugewiesen an, einer Kurzbeschreibung und einem großen Informationsfeld, in dem Notizen zum Termin eingetragen werden und die Ergebnisse. 

Die neuen Aktivitäten zum Kunden werden dann automatisch im eigenen Kalender eingetragen, der seit Odoo 14 auch mit Outlook verbunden werden kann und natürlich mit Google Kalender. Das reicht aber noch nicht, um eine wirklich gut Übersicht zu haben - dazu kommen wir im nächsten Absatz “Meine Aktivitäten”.

Zu erwähnen ist, dass der Aktivitätenbereich (Nachricht senden, interne Notiz, Planen von Aktivitäten) und die Dokumentation dazu, bei einem breiten Bildschirm (in der Einzelansicht einer Verkaufschance) rechts zu sehen ist und bei einem kleineren Bildschirmen unterhalb der Standardeinträge - auch das ist sehr übersichtlich! Die Dokumentation wird auch “Chatter” genannt. Neue Aktivitätstypen können übrigens unter Konfiguration eingetragen werden.

Odoo CRM Aktivitäten

Meine Aktivitäten

Um die Übersicht über viele bevorstehende Termine zu behalten, gibt es den wichtigen Menüpunkt “Meine Aktivitäten”. Er zeigt in einer Listenansicht alle Termine mit Name der Chance, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Unternehmen, nächste Aktivität, Deadline usw.  Von hier aus kann man dann seine Aktivitäten übersichtlich abarbeiten und auch neu planen; das auch seit Odoo 14 mit einer Schnellbearbeitung der Liste.

Kommunikation

Das Senden von Mails & Nachrichten direkt aus dem CRM heraus (aus den einzelnen Anfragen) erleichtert die Arbeit ungemein. Die ganze Kommunikation befindet sich dadurch direkt im Lead, wodurch das Suchen von Informationen in verschiedenen E-Mail Fächern, Smartphones usw. wegfällt. Auch eingebundenen Teammitgliedern stehen dadurch jederzeit  alle Informationen zur Verfügung. Mails und internen Nachrichten können natürlich Dokumente angehängt werden und Anrufe (Skype) oder sms können per Knopfdruck direkt getätigt werden. 

Angebot, Aufträge & Rechnungen erstellen

Ein riesiger Vorteil von Odoo CRM ist, dass es im ERP integriert ist. Angebote die im CRM erstellt werden, landen deshalb direkt im Verkauf (App), sodass das mehrfache eingeben von Daten wegfällt. Nimmt ein potentieller Kunde ein Angebot an, kann aus dem CRM heraus per Knopfdruck ein Auftrag & die Rechnung erzeugt werden. Ein separater Header-Navigationspunkt Verkauf > Meine Angebote zeigt alle Angebote und vor allem die nächsten Aktivitäten. Sehr übersichtlich, kann man nun Aktionen durchführen & planen, da auch diese Liste (nächsten Aktivitäten) sofort bearbeitbar ist. 

Odoo CRM Angebote erstellen

Team (Pipelines)

In größeren Unternehmen sind verschiedene Teams von Verkäufern & Service-Mitarbeitern zu finden. In Odoo können deshalb separate Teams angelegt werden, für die es dann auch einen extra Bereich gibt (extra Dashboard): Navigationspunkt Verkauf > Teams. Hier können Manager, Teamleiter & Verkäufer folgendes sehen: offene Chancen, überfällige Chancen, Angebote und zu fakturierende Aufträge, mit den dazugehörigen Umsätzen. Es kann per Button sofort in die Pipeline (Kanban-Übersicht) gewechselt werden, in verschiedene Ansichten wie Angebote, Verkaufsaufträge, Rechnungen, Chancen oder in diverse Berichte des jeweiligen Teams. Des Weiteren ist eine Schnellübersicht vorhanden, die zeigt, wie viele neue Chancen es gibt, im Vergleiche zu den letzten vier Wochen.

Odoo CRM Teams

Live Chat

Ein zusätzliches Schmankerl von Odoo CRM ist, dass bei Nutzung von Odoo Live Chat (App), Leads direkt erstellt werden können, ohne dafür ins CRM wechseln zu müssen.

Berichte

Der letzte Bereich ist Berichte. Hier finden sich im Odoo Standard die drei wichtigen Bereiche: Interessenten, Pipeline & Aktivitäten. Sie können in separaten Grafiken angezeigt werden, in einer Pivot-Ansicht & in einer Listenansicht. Die Grafiken sind unterteilt in Balkendiagramm, Liniendiagramm, Tortendiagramm & Stapeldiagramm. Die beiden Bereiche Interessenten & Pipeline zeigen gleich beim öffnen ein umfangreiches Dashboard mit wichtigen Kennzahlen, das in Echtzeit verändert werden kann. Das Ganze ist eine sehr übersichtlich gestaltete Mischung aus verschiedenen Diagrammen und Pivot-Tabellen die keine Wünsche offen lässt, da es den jeweiligen Anforderungen nach angepasst werden kann.

Odoo CRM Berichte

Zusätzliches

  • - Es können Leads importiert werden.

  • - Es können verschiedene Vorlagen für E-Mails erstellt werden.