Zentrale vs. dezentrale IT-Struktur

Vorteile & Nachteile der verschiedenen Strukturen


ERP-System, Insellösungen oder Mischform?

Für viele Unternehmen ist die Entscheidung für oder gegen eine zentrale / dezentrale IT-Struktur sehr brisant und nicht einfach zu beantworten. Falsche Entscheidungen können sehr viel Geld kosten, Unternehmensprozesse negativ beeinflussen und das Unternehmenswachstum behindern. Wir wollen mit diesem Artikel ein wenig Licht ins dunkel bringen und die Vorteile & Nachteile von zentralen und dezentralen IT-Strukturen aufzeigen. 

Entscheidung

Wann es sich lohnt auf eine zentrale IT-Struktur (oder eine Mischform) zu wechseln, ist von Fall zu Fall verschieden. Anhaltspunkte können die Größe des Unternehmens sein, die Liquidität, die Anzahl an Zweigstellen und Bereiche, die Komplexität des Unternehmens, das Unternehmenswachstum oder einfach die befürchteten IT-Kosten der Implementierung eines neuen Systems. Auch spielt die Geschichte des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Der Wechsel von einer (aufwendigeren) aber funktionierenden dezentralen IT-Struktur, zu einem integrierten System, ist am Anfang einer Unternehmung in der Regel am einfachsten. Sind aber Unternehmensrelevanten Informationen über Jahre/Jahrzehnte in verschiedene Softwares geflossen (dezentrale IT-Struktur), ist die Angst vor einer Umstellung groß.

Zentrale IT-Struktur

Eine zentrale IT-Struktur bündelt erforderliche Informationstechnik möglichst in einem System. Softwareseitig wird sie auch als “integrierte Software” bezeichnet und beinhaltet mehrere Anwendungsprogramme (Module) die funktionsübergreifend arbeiten. Typisches Beispiel ist eine ERP-Software mit den Bereichen Verkauf, Einkauf, Lager, Fertigung, Personal, CRM, Buchhaltung usw. 

Dezentrale IT-Struktur

Eine dezentrale IT-Struktur ist ein Verbund von Softwares & Hardware (manchmal Insellösungen), die genutzt werden, um Prozesse eines Unternehmens abzubilden und zu steuern. Diese Lösungen sind bestenfalls über Middlewares vernetzt, werden aber in der Regel separat gesteuert. Beispiele sind Softwares wie: Rechnungsprogramm (sevDesk), Buchhaltung (DATEV), Projektmanagement (Jira), Onlineshopsoftware (Magento), Warenwirtschaft (Afterbuy) oder CRM (Salesforce).

Odoo • Text und Bild

Mischform zentrale / dezentrale IT-Struktur

Viele Unternehmen bevorzugen eine Mischform aus zentraler- und dezentraler IT-Struktur. Sie besteht aus einer zentralen Software wie einem ERP, mit der sich die meisten Prozesse abbilden und steuern lassen und spezialisierten Softwares, die dem ERP und seinen Modulen voraus sind und dem Unternehmen einen hohen Mehrwert bieten. Durch Schnittstellen mit dem ERP verbunden, können diese Softwares noch profitabler eingesetzt werden. Natürlich werden in der Realität viele Softwares auch ohne Schnittstellen zum ERP betrieben - das wird in Kauf genommen, wenn das Ergebnis stimmt.

Vorteile einer zentralen IT-Struktur

Würden ERP-Systeme alle Vorteile von spezialisierten Softwares vereinen, dann würden Unternehmen nur noch ERP-Softwares einsetzen. Doch dem ist nicht so - und das macht Spezialisierung aus. Trotzdem kann gesagt werden, dass ERP-Systeme Vorteile bieten, die eine dezentrale IT-Struktur nicht bieten kann. Im folgenden finden sie eine Zusammenfassung.

Datenaustausch in Echtzeit

Einer der stärksten Vorteile einer zentralen IT-Struktur (z.B. ERP) ist, dass der Datenaustausch in Echtzeit passiert. Das Hinzufügen und Ändern von Daten beeinflusst alle ERP-Bereiche und macht die Planung, Steuerung & Auswertung genauer. Auch werden so Fehler vermieden, die durch zeitverzögerte Anpassung der Daten passieren.

Gemeinsame Datenbasis

Durch eine einheitliche Datenbasis werden Redundanzen vermieden, die durch das Umtragen von Daten aus einem System zu einem anderen entstehen. Das betrifft auch gleiche Datensätze, die naturgemäß in den verschiedenen Softwares auftauchen würden (Konsistenz der Stammdaten). Ein weiterer großer Vorteil ist, dass die Abbildung aller Prozesse im Unternehmen und damit die Planung, Steuerung & Auswertung viel genauer wird, da alle Daten in einem System zusammenlaufen.

IT-Kosten

Wenn es IT-Kosten heißt, denken die meisten Menschen an die Miet- oder Kaufkosten für Softwares. Doch das ist nur ein Teil, denn die größten Ausgaben entstehen in der Regel durch Personalkosten für IT-Spezialisten und das Migrieren von Softwares und Schnittstellen auf aktuelle Versionen. Für Unternehmen die ihre IT-Systeme extern betreuen lassen, verringert sich durch den Einsatz eines zentralen IT-Systems die Anzahl an benötigten Spezialisten, IT-Unternehmen & Ansprechpartnern beträchtlich, was eine hohe Kosteneinsparung mit sich bringt.

Einheitlicher Standard bei Hard- und Software

Die Verwaltung einer Software ist viel einfacher als das Verwalten von 10 Softwares, mit verschiedensten Architekturen, Oberflächen & Hardwares. Diese Einheitlichkeit macht nicht nur die Bedienung durch Mitarbeiter viel einfacher, sondern bringt einen einheitlichen Standard bei der Datensicherheit. Des Weiteren wird durch einen einheitlichen Standard, der Einsatz von Insellösungen vermieden und der “Wildwuchs” von verschiedensten Softwarelösungen.

Hohe Ausfallsicherheit

Durch die Minimierung an Softwarelösungen erhöht sich auch die Ausfallsicherheit, da die IT-Abteilung sich auf wenige (eine) Software und Hardware konzentrieren können. Das betrifft die Überwachung des Systems, Backups (testen von Backups) oder auch die Optimierung des Systems.

Verwaltung, Steuerung, Abbildung & Auswertung von Prozessen

Ein ganzheitlicher, transparenter Überblick über das Unternehmen hilft die richtigen Entscheidungen, zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Möglich wird das durch eine Enterprise-Resource-Planning Software in der alle Daten zusammenlaufen und sich gegenseitig beeinflussen. Die Steuerung, Abbildung & Auswertung der Prozesse kann so durch fundierte, in Echtzeit generierte Daten geschehen, was fast alle Unternehmensentscheidungen positiv beeinflusst.

Mitarbeiter Know-how

Die Spezialisierung auf ein System bringt automatisch eine Spezialisierung der Mitarbeiter mit sich. Das bedeutet: sichere Handhabung der Software, mehr Hintergrundwissen, schnelleres bedienen, höhere Mitarbeitermotivation - und dadurch resultierend: profitablere Nutzung der Software und Mehrwert für das Unternehmen.


Vorteile dezentraler IT-Strukturen


Besten Einzelsoftwares

Wenn wir von den Vorteilen einer zentralen IT-Struktur absehen, ist es doch eines der Ziele eines Unternehmens, die bestmöglichen Softwares für alle Prozesse einzusetzen. Diese bestreben steht natürlich im Gegensatz zu einer zentralen IT-Struktur und kann, wenn die Vorteile beider Strukturen genutzt werden sollen, nur durch eine Mischform aus zentraler- & dezentraler IT-Struktur realisiert werden. Fakt ist aber eins: eine auf bestimmte Bereiche, Prozesse oder Branchen spezialisierte Software ist in der Regel besser als eine Einheitssoftware.

Schnelle Anpassungsfähigkeit der IT, höhere lokale Autonomie und schnellere Prozesse

Individuelle Kundenwünsche oder Wünsche einzelner Abteilungen, können schneller in dezentralen IT-Strukturen umgesetzt werden, da die Komplexität geringer ist als in großen ERP-Systemen - Odoo ist hier aber die Ausnahme! Das kann das Hinzufügen eines Plugins sein, die Änderung von Prozessen durch die einzelnen Abteilungen oder einfach die Wahl einer anderen Software. Kurze Entscheidungswege & Beschaffungszeiten sind deshalb die Pluspunkte einer dezentraler IT-Strukturen.

Spezialaufgaben

Spezialaufgaben sind durch dezentrale IT-Strukturen einfacher zu realisieren & zu koordinieren, da der Kunde im Vordergrund steht und nicht das System. Bei Spezialaufgaben können so innerhalb kurzer Zeit Lösungen gefunden und implementiert werden, ohne ein ganzes ERP zu ändern.

Fazit

Der Trend geht in Richtung zentraler IT-Struktur! Die Einführung eines ERP`s, ist deshalb für Unternehmen, die auch in der Zukunft weiter erfolgreich arbeiten möchten, beinahe unausweichlich. Es stellt sich nur die Frage: zentrale IT-Struktur oder eine Mischform?

Alles in einem ERP zu realisieren, trauen sich aus den verschiedensten Gründen nicht alle Unternehmen zu, weshalb kleine und mittelständische Unternehmen sich in der Regel für eine Mischform entscheiden. Die Mischform aus zentralem- & dezentralem System bietet die Vorteile aus beiden Systemen und hat deshalb auch genügend Spielraum für schnelle & innovative Entscheidungen. 

Doch wenn man Odoo als Basis hat, kann mit der Zeit auch ein komplett integriertes System entstehen, dass (fast) alle Bereiche abbildet & steuert.