Die Odoo GAP-Analyse

Was ist die GAP-Analyse und wie läuft sie ab? Wir beantworten alle Fragen.
Die Odoo GAP-Analyse
bloopark systems GmbH & Co. KG , Felix Meier

Fast jede Odoo Implementierung beginnt mit einem Beratungs- und Strategiegespräch. Um die Anforderungen eines Projekts festlegen zu können, wird unter anderem auf die GAP-Analyse zurückgegriffen. Aus dem Englischen übersetzt bedeutet “Gap” so viel wie “Lücke” und somit hat die GAP-Analyse zum Inhalt, die Lücke zwischen dem was aktuell vorhanden ist und dem, worin noch Bedarf besteht zu identifizieren. Das letztendliche Ziel der Analyse ist es, diese vorhandenen Lücken durch bestimmte Maßnahmen zu schließen und dem Kunden so einen strukturierten Projektplan bieten zu können. 

Das Odoo ERP System bietet bereits im Enterprise-Standard zahlreiche Funktionen und Eigenschaften. In der GAP-Analyse gilt es nun zu klären und zu dokumentieren, inwieweit diese Standardfunktionen den Bedarf der Organisation decken, um daraus Eingaben für die Implementierung zu erhalten.

Um Ihnen einen genaueren Einblick in unser tägliches Geschäft bieten zu können, erklärt Ihnen unser Experte Felix wie so ein Ablauf der GAP-Analyse aussieht. Für einen erfolgreichen Ablauf einer GAP-Analyse werden im Normalfall mehrere Manntage eingeplant, um die hier genannten Fragen zu beantworten. Ein solcher Ablauf kann wie folgt aussehen (Sie können interaktiv auf jeden Abschnitt klicken um mehr Informationen zu erhalten):

    Tag 1: Kennenlernen der Organisation & Menschen

    Wichtige Fragen, die ein Business Analyst und Projektmanager sich hier stellen,  sind:

    "Womit habe ich es hier zu tun?"

    Tag 2: Onboarding zu den Prozessen der Abteilungen durch Audit, interviews oder Mitarbeit

    Wichtige Fragen hier sind "Wie und woran wird hier gearbeitet?"

    Tag 3: Business Model Canvas

    Gemeinsam wird ein Business Model Canvas sowie ein Highlevel Prozess- und Organisationskonzept erstellt. Hier fragt man sich: "Wie kann man das Gesehene effizient dokumentieren?"

    Woche 1:  Odoo Training aller Standardapps

    Nach den ersten Analysen und Onboardings, wird eine Odoo Standard Trainingsinstanz aufgesetzt. Diese wird benutzt um die Odoo Workflows mit Beispieldaten zu präsentieren und konkrete Anwedungsbeispiele für das jeweilige Projekt zu finden. 

    Diese Trainingsinstanz kann in einer Odoo Testumgebung wie Odoo.sh oder in einem Droplet zum eigenständigen Testen erstellt und durchgeführt werden. 

    3 Tage technische Identifizierung von Änderungen und Erweiterungen des Odoo Standards

    Nachdem die Standard Odoo Instanz getestet wurde, werden drei Tage bei der Planung und Identifizierung von Änderungen- und Erweiterungen des Odoo Standards eingeplant. Wichtige Fragen in diesem Schritt sind: "Was kann der Odoo Standard nicht erfüllen, was jedoch die Organisation unbedingt benötigt?" und "Welcher ist der beste Weg, diese Diskrepanzen zu lösen?"

    - Eine Möglichkeit diese Diskrepanzen zu lösen ist durch die Entwicklung eines eigenständigen Moduls, um so den Odoo Standard nicht einschränkend abzuändern oder

    - die Erweiterung bestehender Standardmodule

    Ergebnis: Backlog des Implementierungsprojektes + Technische Grob-Planung

    Eines der wichtigsten Ergebnisse dieser GAP-Analyse ist der “Backlog” des Implementierungsprojektes. Ein Backlog ist eine dynamische Listung der durchzuführenden Arbeitsaufträge eines Projektes. Sie ist mit das Kernstück des Implementierungsprojekt und kann wie folgt aussehen: 

    Backlog eines Implementierungsprojektes

    BedürfnisOdoo StandardModulentwicklung
    Verkauf von WarenSales-App+ erweiterter Verfügbarkeitscheck "Availability-Modul"

    Inventory-App-

    Barcode-App-

    Accounting-App-
    spezielles Management einer Bibliothek-Modulentwicklung "Bibliothek-App"                         1) Anlegen von Büchern,            2) Vergabe von Ausleihcodes,  3) Bücherarchiv


    Technische Grob-Planung des modularen Systemdesigns:

    Sales-App
    -> Standard + Erweiterung um Availability-Modul
    -> Aufwand = x Manntage
    Availability-Modul
    -> Grobplanung technisch zu entwickelnder Objekte, Klassen, Ansichten, Funktionen, Portal-Integrationen, Prototyping
    -> Aufwand = x Manntage
    Inventory-App
    -> Standard
    -> Aufwand = x Manntage
    Barcode-App
    -> Standard
    -> Aufwand = x Manntage
    Accounting-App
    -> Standard
    -> Aufwand = x Manntage
    Bibliothek-App
     -> Grobplanung technisch zu entwickelnder Objekte, Klassen, Ansichten, Funktionen, Portal-Integrationen, Prototyping
    -> Aufwand = x Manntage


    1 Tag Abschätzung des Implementierungsaufwandes

    Eine wichtige Frage ist hier: "Was kostet das Implementierungsprojekt?" 

    Basierend auf den vorher kalkulierten Manntagen, dem Server Set-Up, Modulentwicklung, Training aller Mitarbeiter und Raum für Anpassungswünschen wird ein ungefähres Budget und Zeitfenster berechnet = xxx Euro für xxx Monate

    Projektvertrag gestalten

    "Welche vertraglichen Rahmenbedingungen braucht es für den Erfolg?" 

    In Betracht gezogen werden die Zeitplanung, Konditionen und Anhänge. Zusätzlich hält man die Vorgehensweise der Integration (Scrum, starke Einbeziehung des Kunden in enge Feedbackschleifen, Plan-Code-Test-Repeat) fest.

    Nachdem all diese Schritte sorgfältig abgearbeitet wurden, kann das Projekt auch schon starten! So werden nun langsam in verschiedenen Sprints die jeweiligen Arbeitsaufträge - oder auch genannt “Tickets” - abgearbeitet und Odoo in Ihr Unternehmen implementiert.

    Die Odoo GAP-Analyse
    bloopark systems GmbH & Co. KG , Felix Meier 4 November, 2021
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